2023年2月12日(日)19時22分頃に弊社より一斉送信を行なったメールにつきまして、
本メールにご返信頂いた一部の方のメールが、本メール全受信者様宛に一斉送信されてしまう事態が発生致しました。

大切なお客様の個人情報を流出させる事態を引き起こし、
皆様に多大なるご迷惑とご心配をお掛けしてしまい心よりお詫び申し上げるとともに、
その内容につきまして以下の通りご報告させていただきます。 

＜経緯＞

弊社では、お問い合わせを頂いたお客様を対象に、メーリングリストを作成しておりました。
メーリングリストにはリスト毎に代表アドレスを作成・設定しており、
代表アドレスを宛先に送信したメールが、メーリングリスト全登録者様へ一斉に配信される仕組みをとっておりました。

本件メーリングリストには、152名様のメールアドレス情報を登録しておりました。
そして、2023年2月12日(日)19時22分頃に、物件情報メールの一斉送信を行ないました。

その際のメールの差出人・宛先に、
差出人：info@sumai-agent.jp
宛先：本件代表アドレス

と設定して送信を行いました。

メールの受信者様からのご返信時に、本件代表アドレスが「全員に返信」等で含まれていた場合に、
そのご返信メールが本件メーリングリスト内に一斉で送信されてしまう事態が起こってしまいました。

弊社送信者の不手際により、
本件代表アドレスを「BCC」で送信すべきところ、「TO(宛先)」欄にて送信しておりました。
また、ご返信時には【info@sumai-agent.jp】のみを宛先にして頂く注意事項の記載もしておりませんでした。

＜現在状況＞

2023年2月14日19:00現在、ご返信いただいた4名の方の返信に上記代表アドレスが含まれており、
その4名の方の返信メールが、152名に一斉配信されるという事態になってしまいました。

メーリングリスト内のメールアドレスの情報は、上記4名の送信者様からも可視されることは一切ないことを、確認しております。

該当されていた4名の方につきましては、個別で「メールアドレス流出のお詫び」をご連絡させていただき、現時点では被害などの情報は入っておりません。

被害状況につきましては、引き続き調査を進め、諸対応を進めて参りたいと考えております。

個人情報保護委員会への相談も進めており、委員会より指示がある場合に関しは、その内容を該当するご本人様への通知、
また委員会への報告、弊社ホームページでの公開をさせていただきます。

＜受信された方への対応＞

当該メールを受信された方に対し、メールアドレス流出に関するお詫びと、当該メールを削除していただくお願いをするメール送信を実施致しました。

顧客情報の削除のお申し出があった方につきましては、弊社顧客データからの全個人情報とメール履歴の削除を実施致しました。

また、本件代表アドレスは削除致しまして、本件代表アドレスでのメールの送受信が出来ないものとしました。

＜再発防止策＞

今回の事態は、システム使用に伴う人為的なミス、チェック体制の不備が原因ですので、全社員に対して個人情報保護方針を再確認するとともに、社内教育を徹底してまいります。そして、メール送信に関わります同様な事故の再発防止のためには、配信担当者が送信前のチェックを確実に行ってまいります。

また、起こり得る人為的ミスを一切排除するために、リストへのメール一斉送信は行わず、システムを導入して個別での配信を行う対応を取らせて頂きます。

私たちは二度とこのような事故が発生しないよう、今回の事故を厳粛に受け止め、再発防止策を講じ、お客さまの信頼にお応えできるよう全力で取り組む所存です。
この度の流出にて関係者の皆様には多大なご迷惑とご心配をお掛けしましたことを心よりお詫び申し上げます。

本件に関するお問い合わせは、下記までお願い致します。

info@sumai-agent.jp

045-900-1360（代表）